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New Condo Act Forms now Available on the Ontario Government Website

The Ministry of Government and Consumer Services has posted new forms under the General Regulation (O. Reg. 48/01) made under the Condominium Act, 1998, to the Ontario government website.
 
You can find the new forms, here: https://www.ontario.ca/search/land-registration?sort=desc&field_forms_act_tid=condominium.
 
Amendments to the General Regulation under the Condominium Act come into force on November 1, 2017. The amendments primarily address new requirements relating to condo corporation governance.
 
The approved amendments refer to 15 new forms, which are intended to help standardize and facilitate, among other things, communications between condo boards and owners. Most of the new forms are mandatory. Corporations and owners will be required to use the mandatory forms under the amended regulations once they come into force on November 1, 2017.
 
Ontario is also implementing other new protections for condo communities, which will take effect November 1, 2017. Changes are focused on improving how condominiums are governed and strengthening the transparency and accountability of condo boards. You can view the changes to the Condominium Act, 1998 and the regulations under the Act taking effect November 1, 2017, here: https://www.ontario.ca/laws/statute/98c19.

For more information, please visit the Condominium Authority of Ontario (CAO) website here: www.condoauthorityofontario.ca.
 
Below is a list of the new forms, with links to access the forms and a brief description of each.  
 
If you have trouble viewing the forms in your browser, try a different browser or download the forms to your computer to view them in Adobe Reader.

 
1. Periodic Information Certificate
The Periodic Information Certificate (PIC) contains information for owners about the condominium corporation’s board, finances, insurance, reserve fund, legal proceedings, and other matters about the corporation.
 
2. Information Certificate Update
The Information Certificate Update (ICU) contains updated information for owners about the corporation, and is triggered by certain events.
 
3. New Owner Information Certificate
The New Owner Information Certificate (NOIC) contains information for new owners regarding the most recent Periodic Information Certificate and Information Certificate Update.
 
4. Notice of Online Posting of Information Certificate
The Notice of Online Posting must be sent to owners by the corporation if the corporation chooses to distribute an information certificate (the Periodic Information Certificate, Information Certificate Update, or New Owner Information Certificate) through a website. It informs owners that a new information certificate is available online, and how they can access it.
 
5. Preliminary Notice of Meeting of Owners
The Preliminary Notice of Meeting provides advance notice, before the notice of meeting is sent to owners for most owners’ meetings.
 
6. Notice of Meeting of Owners
The Notice of Meeting of Owners provides notice of an owners’ meeting, and contains information about the upcoming meeting.
 
7. Notice of Meeting of Owners under s. 34 (5) of the Condominium Act
The Notice of Meeting under s. 34 (5) of the Condominium Act must be used by owners who wish to call a meeting to fill a vacancy on the board under s. 34(5) of the Condominium Act. Under that provision and the accompanying regulations, in certain circumstances an owner can call a meeting to fill vacancies on the board.
 
8. Submission to Include Material in the Notice of Meeting of Owners
The Submission to Include Material in the Notice of Meeting of Owners is used by owners to make a submission to the board to include material in an upcoming Notice of Meeting.
 
9. Request for Records
This form must be used by owners, mortgagees, purchasers or their agents to request records from a corporation.
 
10. Board’s Response to Request for Records
This form must be used by boards to respond to requests for records from owners, mortgagees, purchasers, or their agents.
 
11. Waiver by Requester of Records
This form must be used by the requester and the corporation if they wish to agree to an alternative to some of the requirements, under the Condominium Act and accompanying regulations, associated with a request for records.

12. Proxy Form
This is a mandatory form that must be used by owners or mortgagees if they want to be represented at a meeting of owners by proxy, including for the purposes of voting on any matters at the meeting.

13. Notice Relating to Record of Owners
This form may be used by new owners to provide the corporation with the notice required by s. 46.1(2) of the Condominium Act and the accompanying regulations. The form may also be used by owners at any time to notify the corporation of an owner’s name, the identity of the owner’s unit, and the owner’s address for service.
 
14. Notice Relating to Record of Mortgagees
This form may be used by mortgagees to provide the corporation with the notice described in s. 46.1(3)(c) of the Condominium Act and the accompanying regulations.

15. Agreement to Receive Notices Electronically
This form can be used by owners or mortgagees to agree to receive notices from the corporation electronically.
 
 
Helpful Links

Condominium Act, 1998

Condominium Management Services Act, 2015

Condominium Law Changes

Condominium Act Review Stage Two Solutions Report

 

Questions Regarding the Condo Act?

Before You Buy a Condo

Condo Owner Rights and Responsibilities

Buying a Condo: Newly-Built


Buying a Condo: Re-sale
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Les nouveaux formulaires relatifs à la Loi sur les condominiums sont maintenant disponibles sur le site Web du gouvernement de l’Ontario

Le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs a affiché de nouveaux formulaires aux termes du Règlement général (Règl. de l’Ont. 48/01) pris en application de la Loi de 1998 sur les condominiums, sur le site Web du gouvernement de l’Ontario.
 
Vous pouvez vous procurer les nouveaux formulaires à l’adresse suivante : https://www.ontario.ca/fr/recherche/enregistrement-immobilier?sort=desc.
 
Les modifications au Règlement général en vertu de la Loi sur les condominiums entreront en vigueur le 1er novembre 2017. Ces modifications portent essentiellement sur les nouvelles exigences en matière de gouvernance des associations condominiales.
 
Les modifications approuvées sont rédigées selon 15 nouveaux formulaires, qui ont pour objet, entre autres, d’uniformiser et de faciliter la communication entre les associations condominiales et les propriétaires de condominiums. La plupart des nouveaux formulaires sont obligatoires. Les associations et les propriétaires seront tenus d’utiliser les formulaires obligatoires en vertu des règlements modifiés une fois leur entrée en vigueur, le 1er novembre 2017. 
 
L’Ontario met également en œuvre de nouvelles mesures de protection à l’intention des collectivités condominiales, qui entreront en vigueur le 1er novembre 2017. Ces modifications ont pour objet l’amélioration de la gouvernance des condominiums et le renforcement de la transparence et de la responsabilisation des conseils d’administration des condominiums. Il est possible de consulter les modifications apportées à la Loi de 1998 sur les condominiums et les règlements pris en application de la Loi qui entreront en vigueur le 1er novembre 2017 à l’adresse suivante : https://www.ontario.ca/fr/lois/loi/98c19.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web de l’Office ontarien du secteur des condominiums (OOSC) à l’adresse suivante : https://www.condoauthorityontario.ca/fr-CA/
 
Ci-dessous, vous trouverez la liste des nouveaux formulaires, incluant un lien donnant accès aux formulaires ainsi qu’une brève description de chacun d’eux.

Si vous avez des problèmes à visualiser les formulaires dans votre navigateur, essayez un autre navigateur ou téléchargez les formulaires dans votre ordinateur pour ensuite les visualiser avec Adobe Reader.
 
1. Certificat de renseignements périodique
Le certificat de renseignements périodique renferme des renseignements à l’intention des propriétaires au sujet du conseil d’administration d’un condominium, des finances, des exigences en matière d’assurance, du fonds de réserve, des procédures judiciaires de l’association, ainsi que d’autres renseignements au sujet de celle-ci.
 
2. Mise à jour du certificat d’information
La mise à jour du certificat d’information renferme des renseignements mis à jour à l’intention des propriétaires au sujet de l’association; elle est provoquée par certains événements.
 
3. Certificat d’information du nouveau propriétaire
Le certificat d’information du nouveau propriétaire renferme des renseignements à l’intention des propriétaires au sujet de la version la plus récente du certificat de renseignements périodique et de la mise à jour du certificat d’information.
 
4. Avis de publication en ligne d’un certificat d’information 
L’association doit faire parvenir l’avis de publication en ligne d’un certificat d’information aux propriétaires si l’association décide d’afficher un certificat d’information (certificat de renseignements périodique, mise à jour du certificat d’information ou certificat d’information du nouveau propriétaire) sur un site Web. L’avis informe les propriétaires de la mise en ligne d’un nouveau certificat d’information, et de la marche à suivre pour y accéder.
 
5. Préavis d’une assemblée des propriétaires
Le préavis d’une assemblée des propriétaires prévient les propriétaires de la tenue d’une assemblée, avant même l’envoi de l’avis de convocation des propriétaires pour la plupart de leurs assemblées.
 
6. Convocation des propriétaires 
La convocation des propriétaires les prévient  de la tenue d’une assemblée de propriétaires, et renferme des renseignements au sujet du déroulement de celle-ci.

7. Avis de convocation des propriétaires en vertu du paragraphe 34 (5) de la Loi de 1998 sur les condominiums 
Aux termes du paragraphe 34 (5) de la Loi de 1998 sur les condominiums, les propriétaires qui souhaitent convoquer une assemblée en vue de pourvoir un poste vacant au sein du conseil doivent remplir l’avis de convocation des propriétaires en vertu du paragraphe 34 (5) de la Loi sur les condominiums. Dans certains cas, un propriétaire peut convoquer une assemblée en vue de pourvoir des postes vacants au sein du conseil aux termes de cette disposition et de ses règlements d’application.
 
8.   Demande d’inclure du matériel dans l’avis de convocation des propriétaires
La demande d’inclure du matériel dans l’avis de convocation des propriétaires doit être remplie par les propriétaires qui présentent une demande au conseil en vue d’inclure des documents dans l’avis de convocation des propriétaires à une assemblée à venir.
 
9. Demande de dossiers 
Ce formulaire doit être rempli par les propriétaires, les créanciers hypothécaires, les acheteurs ou leurs mandataires qui souhaitent obtenir des dossiers d’une association.

10. Réponse du conseil à la demande de dossiers
Les conseils doivent remplir ce formulaire pour répondre aux demandes de dossiers présentées par les propriétaires, les créanciers hypothécaires, les acheteurs ou leurs mandataires.
 
11. Renonciation du demandeur de dossiers
Ce formulaire doit être rempli par le demandeur et l’association qui souhaitent convenir d’une solution de remplacement à certaines des exigences liées à une demande de dossiers, en vertu de la Loi sur les condominiums et de ses règlements d’application.
 
12. Procuration
Il s’agit d’un formulaire obligatoire que les propriétaires et les créanciers hypothécaires doivent remplir s’ils souhaitent être représentés par procuration lors d’une assemblée de propriétaires, y compris aux fins de vote sur n’importe quelle question mise aux voix lors de l’assemblée.
 
13. Avis relatif au registre des propriétaires
Les nouveaux propriétaires peuvent remplir ce formulaire afin de fournir à l’association l’avis prévu au paragraphe 46.1(2) de la Loi sur les condominiums et dans ses règlements d’application. Le formulaire peut être rempli en tout temps par un propriétaire pour aviser l’association de certains renseignements, comme son nom, l’identité de sa partie privative et son adresse de service.
 
14. Avis relatif au registre des créanciers hypothécaires
Les créanciers hypothécaires peuvent remplir ce formulaire afin de fournir à l’association l’avis prévu à l’alinéa 46.1(3)(c) de la Loi sur les condominiums et dans ses règlements d’application.

15. Entente relative à la réception d’avis par voie électronique
Ce formulaire peut être rempli par les propriétaires et les créanciers hypothécaires qui souhaitent recevoir les avis de l’association par voie électronique.
 
 
Liens utiles

condominiums (Loi de 1998 sur les)

services de gestion de condominiums (Loi de 2015 sur les)

Changements apportés aux lois sur les condominiums

Examen de la Loi sur les condominiums Étape 2 : Rapport sur les solutions proposées

 

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